Mutasi dana kas kecil

Mutasi Dana Kas Kecil

Mutasi/perubahan kas pada dasarnya adalah akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima kas umum dan dikeluarkan melalui bagian pemakai dana. Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi adalah sebagai berikut:

a. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan. Dokumen transaksi tersebut ialah sebagai berikut:

• Bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian hutang.
• Surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung.

b. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana, dokumen transaksi tersebut ialah sebagai berikut:

• Bukti pengeluaran kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana.
• Bukti penggunaan dana seperti, nota kontan, kuitansi yang dibuat pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung.
• Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai sebagai dokumen pendukung.

c. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksinya adalah sebagai berikut:

• Bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian hutang.
• Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat oleh pemegang dana kas kecil.
• Bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat oleh bagian-bagian pemakai dana kas kecil.

Prosedur Penerimaan kas dan Prosedur Pengeluaran kas

Prosedur Penerimaan Kas

A. Dari Penjualan Tunai

Bagian-bagian yang terkait aktiva lancar:

1. Bagian Order Penjualan : bertugas membuat faktur penjualan 3 lembar (untuk pembeli, bagian gudang, arsip bagian penjualan).

2. Bagian Kasa : bertugas menerima pembayaran, memasukkan data ke register kas, memberi cap lunas, faktur bersama pita register diserahkan ke bagian pengiriman selanjutnya membuat bukti setoran ke bank.

3. Bagian Pengiriman : bertugas menerima barang dan faktur ke 2 dari gudang lalu mencocokkan dengan faktur yang di cap lunas dan pita register diserahkan ke bagian jurnal dan laporan.

4. Bagian jurnal dan laporan : bertugas menerima faktur lembar ke 1 dan pita register lalu mencatat ke buku jurnal penerimaan kas.

B. Dari Penerimaan Piutang

Bagian-bagian yang terkait adalah sebagai berikut:

1. Bagian sekretariat : bertugas menerima surat pemberitahuan bersama cek dari debitur tentang transfer dana dari memo kredit dari Bank, membuat surat pemberitahuan ke bagian piutang dilampiri surat dari Debitur dan memo kredit dari bank.

2. Bagian Piutang : Menerima surat pemberitahuan dari debitur dan memo kredit dari bank, membuat bukti penerimaan kas (BKM), mencatat bukti penerimaan kas ke buku pembantu piutang.

3. Bagian kas : Menerima daftar surat pemberitahuan dan cek dari bagian sekretariat, membuat bukti setoran ke bank sebanyak 3 lembar, menyetor cek dari langganan ke bank dan bukti setoran, menyerahkan kembali ke bagian piutang dan 1 lembar untuk arsip bagian kasa.

4. Bagian jurnal dan laporan : bertugas menerima bukti penerimaan kas, surat pemberitahuan dari debitur dan bukti setoran ke bank dari bagian piutang, mencatat bukti penerimaan kas ke jurnal penerimaan kas, kemudian diarsipkan.

Prosedur Pengeluaran Kas

Pembelian Tunai dan Kredit.

Bagian- bagian yang terkait adalah :

1. Bagian Pembelian : membuat surat order pembelian yang ditujukan kepada pemasok
2. Bagian Hutang : bila pembelian dilakukan secara kredit maka bagian hutang akan membuat bukti pengeluaran kas, lalu mencatatnya ke buku pembantu hutang dan menyerahkan lembar ke 1 ke bagian akuntansi.
3. Bagian Kasa : menerima bukti pengeluaran kas, menyiapkan cek yang ditanda tangani pejabat berwenang lalu menyerahkan bukti kas keluar ke bagian hutang dan ke kreditur dengan cek.
4. Bagian Penerimaan Barang : menerima dan mencocokkannya dengan faktur pembelian dan bukti kas keluar kemudian menyerahkan barang ke gudang.
5. Bagian Gudang : menerima barang dan mencatatnya ke dalam kartu persediaan dan kartu gudang.
6. Bagian Jurnal dan Laporan : menerima bukti kas keluar dan mencatat ke jurnal pengeluaran kas.

Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil

Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil

Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri dari formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut :

1. Pemakai Dana Kas Kecil

• Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak 2 lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
• Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dari pemegang dana kas kecil.
• Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.
• Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.
• Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil.
• Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk di arsipkan.

2. Pemegang Dana Kas Kecil

• Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).
• Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.
• Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.
• Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
• Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah di cap lunas kepada pemakai dana kas kecil.
• Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian hutang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

Jika suatu perusahaan melakukan pembayaran dalam jumlah tertentu yang dipandang tidak praktis jika menggunakan cek, pengeluaran dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil. Pengelolaan dana kas kecil dilakukan oleh petugas khusus dengan menerapkan sistem tertentu oleh karena itu dalam pengelolaan dana kas kecil diperlukan standar prosedur pengelolaan dana kas kecil yang ditetapkan perusahaan. Dalam perusahaan yang menyelenggarakan akuntansi secara manual, selain adanya prosedur yang ditetapkan, perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam pengelolaan dana kas kecil antara lain : 

1. Buku Jurnal Pengeluaran Kas
2. Buku Jurnal Kas Kecil
3. Formulir surat permintaan, pengisian dana kas kecil
4. Formulir permintaan pengeluaran dana kas kecil
5. Formulir bukti pengeluaran kas kecil
6. Formulir laporan penggunaan dana kas kecil
7. Alat-alat tulis kantor 
8. Alat hitung manual dan elektronik.

• PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

Kegiatan pengelolaan dana kas kecil meliputi pembentukan dana kas kecil, penggunaan dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil. Prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan tersebut adalah sebagai berikut :

a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur akuntansi semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian hutang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing adalah sebagai berikut :

1. Bagian Hutang

• Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian keuangan.
• Membuat bukti pengeluaran kas dalam tiga rangkap. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasa dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait misalnya, bagian kartu biaya dan kartu persediaan untuk disisipkan.
• Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu hutang).
• Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
• Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.
• Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap kepada bagian jurnal dan laporan.

2. Bagian Kasa

• Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
• Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditanda tangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas.
• Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.
• Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 ke bagian hutang dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke 3 diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

3. Bagian Jurnal dan Laporan

• Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
• Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cek)
• Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.

4. Pemegang Dana Kas Kecil

• Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa
• Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil
• Mengarsipkan bukti pengeluaran berdasarkan urutan tanggal.

Contoh form LPT dan Penerimaan Tamu

Lembar pesan telepon

TELEPHONE MESSAGE Date          :                                                   Time     : From         : Company  : MESSAGE …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. Received by: (name of secretary)

Kartu penerimaan telepon

KARTU PENERIMAAN TELEPON Unuk                          : Dari                            : Alamat kantor/rumah : Nomor telepon           : Isi berita/pesan beri tanda (X) yang dimaksud Minta waktu/ingin bertemu Akan datang Ingin mengadakan perjanjian Pembatalan perjanjian Mohon ditelepon kembali Akan menelepon kembali Tidak dapat hadir Lain-lain:                                                                              ………, ……….. 20xx                                                                           Jam : ……..                                                                           Diterima oleh,                                                                                                                                                  ………………………..

Formulir penerimaan telepon

FORMULIR PENERIMAAN TELEPON Dari                   :    …………………………………………………… Untuk                :    …………………………………………………… Nomor telepon  :    …………………………………………………… Alamat              :     …………………………………………………… Diterima            :    …………………………………………………… Hari/tanggal      :    …………………………………………………… Pukul                 :    ……………………………………………………. Sifat pesanan     :    Penting/biasa Isi berita             :   …………………………………………………….                                 …………………………………………………….                                 …………………………………………………….                                                                                     Penerima telepon                                                                                     …………………

AGENDA PERJANJIAN

AGENDA PERJANJIAN (Appointment form)                                                                                                                     Nomor:                                                                                                                   (Number) 1. Nama (Name)                                         : 2. Pekerjaan (Occupation)                          : 3. Alamat kantor/rumah     (Office/home address)                            : 4. Telepon (Telephone)                              : 5. Waktu perjanjian (Appointment time)   : 6. Tempat (Place)                                       : 7. Perihal (subject)                                     : 8. Keterangan/lain-lain (Notes)                 :                                                                                                          ……, 20……                                                                                                               (………..)

Kartu tamu

Nomor: ………                                                                                           ( Number) KARTU TAMU (Visitor card) 1. Nama (Name)                : …………………………………………….. 2. Pekerjaan (Occupation) : …………………………………………….. 3. Alamat (Address)           : …………………………………................. 4. Telepon (Telephone)      : …………………………………................. 5. Ingin bertemu dengan     : …………………………………................     ( want to see) 6. Tentang/hal (subject)      : ………………………………………........                                                                                 …………… 20……..                                                                                            Tanda tangan                                                                                              (Signature)                                                                                            (…………..) Catatan (notes) : Selesai pukul (finish at)   : …………. Tanda tangan (signature) : …………. CATATAN PENERIMA TAMU (VISITOR’S REGISTER) Tanggal (date) Masuk pukul (in : AM/PM) Paraf (signature) Keluar pukul (out : AM/PM) Paraf (signature) Harap disampaikan kembali kepada penerima tamu waktu keluar kembali ( please refer to receptionist after you are served)

Mengoperasikan Peralatan Kantor

KD 2

MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR

Indikator:

1. Peraltan dipergunakan sesuia prosedur pemakian dan instrusi penggunaan
2. Kerusakan diidentifikasi secara benar dn mengambil tindakan perbaikan sesuai instruksi
3. Perbaikan diluar kewenagan harus dilaporkan kepada orang ynag berwenang agar dapat diambil sebuah tindakan

ALAT KOMUNIKASI

1. Aiphone

Yaitu suatu alat komunikasi yna dapat menghibungkan ruang satu dengan ruang lainya.

Cara mengoperasikan:

Siapkan buku catatan untuk hal-hal penting

Angkat gagang telepon

Tekan tombol rungan yang dituju

Gunakan bahas ayang sopan

Suara harus jelas

Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih

Letakkan kembali gagang telepon

2. Telepon

Cara menangani telepon masuk:

Segera dijawab tidak melebihi dering ke 3

Angkat gagang telepon dengna tangan kiri

Sebut nama perusahaan dan tawarkan bantuan

Berusaha mendengarkan dengna baik

Catat semua hal penting

Setelah selesai seorang sekretaris jangan mematikan telepon terlebih dahulu.

Letakkan handset pada tempatnya

3. Telepon Genggam (Ponsel)

Cara pemgopersian ponsel dapat anda lihat pada user manual yang disertakan bersama dengan ponesl yang dibeli. Cara pengoperasian dan fasilitas yna dimiliki oleh ponsel masing-masing jenis dan merk berbeda

4. Faximile

Yaitu alat untuk mengirim data dolkumen yang sama dengan aslinya baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu yang singkat

Mesin fax Panasonic KX-F 2090

Tombol-tombol penting:

Swich on –off

Untuk menghidupkan dan mematikan mesin

Masukan (out ging message)

Tekan tombol out gong message (OGM) recording

Bicara, jika anda ingin kirim faks dapat langsung tekan startm jika ingin bicara stelah nada beep terdengar

Setelah selesai tekan tombol OGM recording hasilnya lampui alarm akan mati

Memo two way, merekam pembicaraan telepon 2 arah

Paly back, mendengar lkembali rekaman yang dibuat

Flash

Tombil ini digunakan untuk mendapatkan lkembali nada psan

Redial

Untuk mengulang kembali nomor telepon yang terakhir dihubungi

Monitor

Untuk mendengar nada telepon sebelum menelpon ke luiar dan jika kita tekan pada aat faks sedang berlangsung berarti kita dapat melakukan pe,bicaraan telepon dengan rekan setelah proses faks selesai

Program 7 set

Untuk membuat program.

Stop

Untuk menghentikan pengoperasian mesin

Start/copy

Dengan menekan tombol ini kita siap menerima dan mengirim fakls/mengkpoy

Lampu-lampu

Resolution

Light Original

Polling

Tombol penerima

LTD

Swiotch ringer

Switch volume

Cara pengoperasian:

Fotokopy:

Masukkan data yang hendak dikopy dengan posisi terbailik

Pilih resolusi yang diinginkan

Tekan tombol start

Mengirim

Masukkan data yang hendak dikirim dengan posisi terbalik

Tekan tombol monitor

Tekan tombol nomor yang dituju

Setelah mendengar sinyal lawan. Tekan start

Menerima

manual: setelah mendengar sinyal faks. Tekan start

Automatic: etel posisi receiving mode ke TAD fax atau fax

2. MESIN PENGGANDA

Mesin ini berfungsi untuk menggandakan dokumen. Yang termasuk dalam mesin penggandaa adalah mesin stensil dan mesin foto kopi dan Risograf

Mesin stensil

Langkah-langkah pengoperasian:

Master yang sudah disediakan dimasukkan kedalam roll

Tinta diberi air kemusisan dimasukkan kedalam tempat tinta pada mesin stensil

Masukkan kertas pada tempat kertas

Putar handle sekali atau dua kali untuk meliohat hasil stensil

Tentukan jumlah yang dikehendaki

Jika menggandakan naskah menggunkan mesin manual, cara pemutaran menggunakan engkol, sedangakan jika menggunakan mesin semi elektrik trkan tombol on-low

Foto kopi

Langkah-langkah pengoperasian

Masukkan tinta ke developer unit

Tekan tombol on/off dengan posisi on

Master diletakan pada kacalalu tutupkan kover diatasnya

Tekan tombol nominal jumlah yang dikendaki

Hitung jumlah kertas yang dikopi

Risograf

Cara Pengoperasian

Cek tinta yang terapat pada mesin riso

Sambungkan msian dengan catu daya listrik

Masukkan naskah ke master

Pososkan lampu petunjuk pada posisi M

Tekan tombol pencetak master

Atur posisi naskah

Tekan tombol angka untuk kebutuhan pencatakan

Rapikan hasil cetakan

MAtikan mesin

Bersihkan debu-debu

Tutup kembali mesin riso dengan alat pemgamnnya

MESIN PENCATAT DATA

Tape Recorder

Yaitu suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau dimainkan kembali dengan m,enggunkan pita perekam sebagi media pemyimpananya.

Dictaphone

Yaitu alat pendikte yang digunkan oleh pimpinan dalam proses pembuatan surat yanbg akan dibuat oleh stafnya.

Transciber

Yaitu suatu alat yang dapat menterjemahkan bagasa. Apabila alai ini digukanan maka poihak penerima informasi langsung dapat mendengar lawanya sesuai bahasa yang diinginkan.

ALAT BANTU PRESENTASI

OHP

Cara Pengoperasian

Siapkan ringkasan materi yang akan dipresentasikan

PErika catu daya listrik

Atur Fokus

Simpan lembaran presentasi diatas alas kaca yang terdapat pada OHP

Nyalakan OHP dengna menakan tombol on-of

Gunakan seperlunya

JIka sudah cukup matikan OHP dengna menekan tombol om_of, lepaskan dari catu daya listrik

LCD Proyektor

Letakkan LCD pada tempatnya

Buka tutup lensa

Atur focus LCD

Tekan tombol power pada remote control

Nyalakan computer

JIka sudah selesai matikan

Microphone

Yaitu alat input suara yang dipergunakan bersama-sama dengan pengerras atau alat perekam.

mesin Ketik

Mesin ketik ditinjau dari cara kerjanya terdiri dari 3 macam yaitu”

Mesin ketik manual

Mesin ketik Elektrik

Mesin Ketik Elektronik